Dù sở hữu báo cáo kiểm toán “sạch” và thuế “xanh”, nhiều doanh nghiệp FDI vẫn có thể đối mặt rủi ro truy thu thuế do sự ngộ nhận giữa chuẩn mực kế toán và pháp luật thuế thực tế. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy từ tuân thủ thụ động sang quản trị rủi ro chủ động, thiết lập quy trình vận hành chuẩn và phối hợp chặt chẽ với chuyên gia tư vấn ngay từ đầu.
Những điểm mù trong báo cáo tài chính
Phân tích về nội dung này, chuyên gia tư vấn tuân thủ thuế, kế toán Trần Văn Quân, nhà sáng lập hệ sinh thái VNLAWS - VNTAC/ Kiểm toán Ocean audit cho biết, để hiểu rõ tại sao một doanh nghiệp được bảo chứng bởi các công ty kiểm toán uy tín vẫn có thể “ngã ngựa” trước cơ quan Thuế, trước hết cần bóc tách sự khác biệt mang tính bản chất giữa hai hệ quy chiếu này.
Kiểm toán độc lập vận hành dựa trên các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) với mục tiêu tối thượng là xác nhận tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính trên các khía cạnh trọng yếu.
Chuyên gia tư vấn tuân thủ thuế, kế toán Trần Văn Quân, nhà sáng lập hệ sinh thái VNLAWS - VNTAC/ Kiểm toán Ocean audit. Ảnh: Đức Mỹ
Trọng tâm của kiểm toán viên là bức tranh tài chính tổng thể, đảm bảo rằng các con số không gây hiểu lầm cho nhà đầu tư hay các bên liên quan. Trong khi đó, hành lang pháp lý thuế hoàn toàn khác, nơi các sắc thuế như: thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thuế giá trị gia tăng (GTGT) hay thuế nhà thầu (FCT) được điều chỉnh bởi các luật và thông tư, đôi khi có sự tách biệt đáng kể so với chuẩn mực kế toán.
Tuy nhiên, yếu tố mà nhiều nhà điều hành thường bỏ qua chính là phương pháp tiếp cận. Kiểm toán viên làm việc dựa trên nguyên tắc chọn mẫu và đánh giá rủi ro. Trong một khoảng thời gian giới hạn, họ không thể bóc tách 100% các giao dịch hay chứng từ phát sinh trong năm.
Ngược lại, cơ quan Thuế khi tiến hành thanh kiểm tra có thẩm quyền rà soát diện rộng và đi sâu vào từng chi tiết cụ thể qua nhiều kỳ tính thuế. Những sai sót được xem là “không trọng yếu” của kiểm toán, không làm thay đổi bản chất của báo cáo tài chính có thể trở thành vi phạm dưới góc nhìn của pháp luật thuế.
“Pháp luật thuế không có khái niệm khoan nhượng cho những lỗi nhỏ nhặt, bất kỳ khoản chi phí nào không thỏa mãn điều kiện pháp lý về chứng từ, hóa đơn hoặc không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều bị loại trừ và xuất toán” ông Trần Văn Quân nhấn mạnh.
Theo đó, rủi ro lớn nhất thường không nằm ở những con số hiển thị trên mặt giấy mà ẩn sâu trong bản chất của các giao dịch phức tạp, đặc biệt là các giao dịch xuyên biên giới, đây là đặc thù của khối FDI.
Ví dụ, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu máy móc, thiết bị theo các hợp đồng trọn gói bao gồm cả lắp đặt, chạy thử nhưng lại không tách bạch rõ ràng giá trị hàng hóa và dịch vụ.
Chính vì thiếu am hiểu về thuế nhà thầu hoặc cách cấu trúc hợp đồng thiếu tinh tế vô tình đẩy doanh nghiệp vào tình thế “vi phạm”. Thậm chí, những lỗi hành chính như quên đăng ký danh mục hóa chất tiền chất công nghiệp trong sản xuất xuất khẩu cũng có thể dẫn đến khoản phạt và truy thu rất lớn, tương đương giá trị hàng hóa đã thanh toán cho nhà cung cấp. Những sai sót này thường nằm ngoài phạm vi soát xét của kiểm toán tài chính nhưng lại tiềm ẩn rủi khi cơ quan Thuế kiểm tra.
Bên cạnh đó, thực trạng thay đổi nhân sự chủ chốt tại các vị trí như kế toán trưởng hay trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng tạo ra những “khoảng trống” về dữ liệu và quy trình. Khi thiếu một hệ thống quy trình chuẩn (SOP) và sự liên thông thông tin giữa các bộ phận, các lỗi sai từ khâu mua hàng, kinh doanh hay pháp chế sẽ tích lũy dần.
Lúc đó, kế toán thường chỉ đóng vai trò là khâu ghi nhận cuối cùng, khi mọi sự đã rồi, dẫn đến việc bộ chứng từ được lập ra chỉ mang tính chất đối phó, thiếu tính toàn vẹn và dễ dàng bị bẻ gãy khi cơ quan chức năng tiến hành hậu kiểm bằng các công cụ công nghệ cao như AI và dữ liệu liên thông ngân hàng.
Ưu tiên giải pháp quản trị rủi ro chủ động
Trước những thách thức về kỷ luật thuế ngày càng siết chặt, chuyên gia Trần Văn Quân khuyến nghị, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy từ “tuân thủ thụ động” sang “quản trị rủi ro chủ động”.
Ông Trần Văn Quân nhấn mạnh, sự an tâm dựa trên báo cáo kiểm toán vẫn chưa thực sự đảm bảo nếu không có sự rà soát chuyên sâu về thuế. Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tạo giá trị bền vững, các doanh nghiệp cần xác định việc tuân thủ thuế không phải là nhiệm vụ riêng của phòng kế toán, mà phải là trách nhiệm xuyên suốt từ cấp lãnh đạo cao nhất đến từng nhân viên trong chuỗi cung ứng.
Trong bối cảnh chính sách thuế thường xuyên thay đổi, các doanh nghiệp FDI nên tăng cường hợp tác với các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Ảnh: TL
Đồng thời, công tác xây dựng các chỉ số KPI cụ thể về kiểm soát rủi ro cho từng phòng ban sẽ buộc các bộ phận như mua hàng hay sản xuất phải thận trọng ngay từ khâu thiết lập hợp đồng và chứng từ ban đầu.
Chuyên gia Trần Văn Quân nhấn mạnh, việc xây dựng và vận hành nghiêm ngặt hệ thống quy trình tiêu chuẩn (SOP) nhằm thiết lập “lá chắn” kiểm soát nội bộ để đảm bảo thông tin được lưu chuyển toàn vẹn và đúng quy chuẩn pháp luật.
Thay vì cắt giảm chi phí tuân thủ, doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống phần mềm quản trị thông tin đáng tin cậy để triệt tiêu các lỗi sai do con người và sự thiếu hụt dữ liệu khi thay đổi nhân sự.
Cùng với đó, việc đánh giá rủi ro định kỳ, thực hiện các cuộc “soát xét thuế” mô phỏng của các đợt thanh tra thực tế sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện lỗ hổng và khắc phục kịp thời trước khi cơ quan chức năng vào cuộc.
Đây chính là cách tận dụng “thời điểm vàng” để điều chỉnh, tránh để sai sót tích lũy qua nhiều năm dẫn đến số tiền truy thu vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp. Trong bối cảnh hệ thống chính sách thuế thường xuyên thay đổi, các doanh nghiệp FDI nên tăng cường hợp tác với các đơn vị tư vấn.
Thay vì tìm đến chuyên gia để “chữa cháy” khi cuộc thanh kiểm tra bắt đầu hoặc khi nhận được biên bản xử phạt, doanh nghiệp nên duy trì mối quan hệ đồng hành chiến lược với các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
Việc tham vấn ý kiến chuyên gia ngay từ khâu thiết kế giao dịch, soạn thảo hợp đồng hay khi triển khai các dự án đầu tư mới sẽ giúp doanh nghiệp có hệ thống minh bạch và an toàn ngay từ đầu.
Các chuyên gia tư vấn không chỉ giúp doanh nghiệp cập nhật chính sách mới của luật pháp mà còn đóng vai trò là bên thứ ba khách quan, giúp nhận diện những “điểm mù” mà đội ngũ nội bộ có thể bỏ qua do thói quen hoặc áp lực công việc.
Ông Trần Văn Quân khẳng định, việc đầu tư vào năng lực quản trị tuân thủ không chỉ là “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp hạn chế tổn thất tài chính, uy tín, mà còn là bệ phóng giúp các doanh nghiệp FDI thực sự đạt được thuế “xanh”.
Sự minh bạch trong nghĩa vụ thuế chính là tấm hộ chiếu để doanh nghiệp khẳng định sự gắn bó lâu dài và uy tín thương hiệu tại thị trường Việt Nam và mang lại sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên kinh tế số.